O que são os métodos 5W1H e 5W2H?

Os métodos 5W1H e 5W2H são ferramentas simples e poderosas para estruturar o entendimento de uma situação, problema ou projeto em múltiplas dimensões. A sigla 5W1H representa seis perguntas fundamentais: What? (O quê?), Who? (Quem?), Where? (Onde?), When? (Quando?), Why? (Por quê?) e How? (Como?) (humanperf.com, citoolkit.com).

O método 5W2H vai um passo além ao incluir uma sétima pergunta: How much? (Quanto custa?) ou How many? (Quantos?), acrescentando assim uma dimensão quantitativa essencial para planejamento e avaliação (wevalgo.com, Solides, superengineer.net).

Quando usar cada método?

• 5W1H é ideal para situações nas quais o foco está na compreensão dos aspectos qualitativos: contexto, atores, processos, causas e cronogramas. É aplicável em áreas como jornalismo, análise de sistemas, investigações, gestão de projetos e resolução de problemas (citoolkit.com, Wikipédia).
• 5W2H adiciona valor quando o aspecto financeiro, quantitativo ou de escala é relevante—como em formulação de orçamentos, mensuração de impactos ou planejamento de ações com custos associados (wevalgo.com, Solides).

Vantagens

5W1H:

• Muito simples, fácil de usar sem treinamento especializado (humanperf.com).
• Versátil, aplicável em diversos contextos, como estratégia, projetos, inovação, qualidade, RH, entre outros (humanperf.com, citoolkit.com, Wikipédia).
• Abrangente, promove uma visão completa da situação (humanperf.com, citoolkit.com).

5W2H:

• Completude, ao considerar também aspectos quantitativos e financeiros (wevalgo.com, superengineer.net).
• Eficiência na comunicação, ao oferecer uma descrição precisa e organizada para todos os stakeholders (superengineer.net).
• Aplicável a metodologias consolidadas, como PDCA, 8D, DMAIC, A3, aprimorando a análise e solução de problemas (superengineer.net, wevalgo.com).

Como aplicar em 5 etapas

1. Defina o objetivo: identifique claramente o tema ou problema a ser analisado.
2. Liste as perguntas:
   • What? O que é isso?
   • Who? Quem está envolvido ou afetado?
   • Where? Onde ocorre ou ocorre o processo?
   • When? Quando começou, com que frequência?
   • Why? Qual o motivo ou causa?
   • How? Como acontece ou será executado?
   • (Opcional) How much? Qual o custo ou dimensão?
3. Colete dados: use entrevistas, observações, relatórios, etc., para responder a cada questão.
4. Analise as respostas: identifique padrões, causas, responsáveis, impacto e ações necessárias.
5. Proponha soluções ou planos de ação com base nas respostas e priorize os próximos passos. Documente todo o processo para referência futura (wevalgo.com, inovaemgestao.blogspot.com, citoolkit.com).

Exemplos de aplicação

• Gestão de projetos: utilizar 5W2H para planejar todas as etapas—definir o “o quê”, “quem” será responsável, “quando” será feito, “como” funcionará e “quanto” custará (Solides).
• Qualidade e melhoria contínua: aplicar 5W2H junto a metodologias como DMAIC ou PDCA permite anexar informações completas sobre o problema e suas possíveis soluções (wevalgo.com, superengineer.net).
• Jornalismo e comunicação: o “lead” de uma matéria jornalística deve responder aos “Five Ws” para garantir que a notícia seja clara e contextualizada (Wikipédia, Wikipedia).

Em resumo

• 5W1H — seis perguntas para entender o contexto e a dinâmica de um problema ou projeto.
• 5W2H — sete perguntas, incluindo uma dimensão quantitativa, ideal para planejamento e gestão de recursos.
• Ambos são práticos, quem utilize com frequência, e oferecem abordagem organizada para entendimento e comunicação.

Referências

• Metodologia 5W1H — definição, estrutura e aplicações (humanperf.com, citoolkit.com)
• Acréscimo do “How much?” para formar o método 5W2H (wevalgo.com, Solides, superengineer.net)
• Aplicação em gestão de projetos e RH (Solides)
• Uso no contexto de qualidade, PDCA e DMAIC (wevalgo.com, superengineer.net)
• Origem e estrutura tradicional dos Five Ws (jornalismo) (Wikipédia, Wikipedia)